A. 日時：2001年２月14日　17:30〜21:30

B. 場所：建築会館301会議室

C. 提出資料：

資料2-1：前回議事録の確認
資料2-2：会務報告（後藤理事）
資料2-3：会計報告　（郡氏）
資料2-4：入会者、退会者の承認　(松本理事)
資料2-5：震災予防協会への事務委託について　(後藤理事)
資料2-6：委員会等の委員委嘱および活動報告について
資料2-6-1：会誌刊行委員会　(西谷理事)
資料2-6-2：広報委員会　(工藤理事)
資料2-6-3：論文集編集委員会　(久保理事)
資料2-6-4：事業企画委員会　(安田理事)
資料2-6-5：会員情報電算化ＷＧ　(松本理事)
資料2-6-6：サーバー運用ＷＧ　(塩原理事)
資料2-7：事務局用パソコンの購入　（後藤理事）
資料2-8：平成13年度年次大会の開催について　(家村理事)
資料2-9：論文集の編集方針について　(久保理事)
資料2-10：個人会員の増強策、法人会員の勧誘方法 (松本理事)
資料2-11：地震工学会海外情報発信体制　（中島理事）
　　　エルサルバドル地震被害調査関連

D. 出席者：

青山会長、岡田次期会長、土岐、石原、小谷各副会長、
家村、大町、川島、北村、工藤、久保、後藤、塩原、鈴木、中島、西谷、
布村、濱田、松本、安田各理事、
伯野監事、大江、藤井各参考人
事務局：郡、岡野

E．議事

1. 開会

　理事会定足数を確認し、青山会長が第２回理事会の開会を宣言した。会長より、以下のような紹介があった。(1) 今回より監事に、出席いただくようにした。 (2) 河村理事より会員管理について代理人から直接報告したい旨の申し出があり、参考人２名にご説明いただくことになった。ただし、原則としては理事に説明していただければ十分で、必ずしも全ての項目に担当者の説明は必要ではないことを了解してもらいたい。(3)事務局の紹介。

2. 前回議事録確認

　既にメールで配布済みの議事録に問題指摘がなく、要点が紹介され、承認された。議事録は、総務担当理事の後藤理事と青山会長が署名することが承認された。議事録の公開は、当面、議事概要のみWeb上で公開することになった。

3. 報告事項

（１） 会務報告　資料2-2

　後藤理事より以下のような会務報告があり、承認された。(1) 入会案内と申し込み書の文言を学会発足に合うように修正した。(2) JAEEの名前が入った封筒を作成した。(3) 事務局のパソコン環境を整備した。(4) インターネット接続はISDNの従量制を固定料金へ変更する。(5) JAEEニュースの発行は、次号以降広報委員会に引き継ぐ。

　会の運用に係わる事柄として、以下の事案について紹介と議論が行われた。

• JAEEのロゴ：大成建設の福山牧男氏デザインによる地震波、断層、地震のEの文字などをあしらったロゴの案が紹介された。２色刷りは電子化するので費用はかからない、印刷するときはグレースケールでも良いとの解説があり、提案が了承された。また、和文用と英文用を作成することになった。
• 会費徴収方法とスケジュール：会員情報化ＷＧと事務局の案の会費徴収方法とスケジュールが承認された。２月下旬に会費納入のお願いを郵送すること、初年度は３月末までに入金してもらうために銀行または郵便振り込みとし、２年度以降は事務経費軽減のために自動引き落としを原則とすること、自動引き落としを推進するために、自動引き落とし手数料を学会負担とするが、振り込みの場合は手数料を会員負担とする。

　理事会運営：議事を迅速化するために、会務報告の範囲を再検討する必要があるとの指摘があった。

（２） 会計報告　資料2-3

　濱田理事から１月分予算の執行状況ならびに次の報告があった。(1) ３月までの運用資金として預り金の追加をお願いした。(2)事務局用のパソコン購入は予定外であったが、サーバーの費用が予定より20万円程度少なかったので、ほぼ予算通り執行できる見込みである。

４．議題

（１） 入会者、退会者の承認　 資料2-4

　正会員入会51名、学生会員２名、退職に伴う退会１名の審査を行い、全員の入退会が承認された。

（２） 震災予防協会への事務委託について　資料2-5

　後藤理事より、事務委託契約書（案）が紹介された。委託契約書は、契約書と年度事務委託内容からなっており、委託費のうち固定費は年度契約、変動費は実費精算とする。16日の震災予防協会の幹事会で承認が得られれば、当学会として承認することとする。これに対して、以下のような討議があった。(1) 来年度の事務費用の根拠を３月末に財務担当理事へ提出してもらいたい。(2) 会員情報の管理およびデータの電子化と整理などは震災予防協会に委託せずアルバイトで処理する。

（３） 委員会等の委員委嘱について

• 　会誌刊行委員会　： 次回委員名簿を提出する。
• 　広報委員会　 :委員が資料に提案された通り承認された。副委員長は次回までに人選する。
• 　論文集編集委員会　：委員が資料に提案された通り承認された。
• 　事業企画委員会　：副委員長１名の追加および委員が資料に提案された通り承認された。
• 　会員情報電算化ＷＧ：委員が資料に提案された通り承認された。
• 　サーバー運用ＷＧ： 委員は無く、運用の体制が固まれば広報委員会に引き継ぎたいとの報告があった。
• 　年次大会実行委員会：委員が資料2-8の通り承認された。さらに委員に建築関係委員を追加する。

（４） ＩＡＥＥへの国内団体登録変更　資料2-6-7

　これまで、国際地震工学会（IAEE）への日本代表機関は震災予防協会であったが、これを日本地震工学会（JAEE）に引き継ぎたい。IAEEから、GNPでグループ分けして$100〜$4,000の会費をIAEEの運用費として徴収したいという申し入れがあり、意思表示する必要があるとの説明があった。また、会費の承認が得られるまで数年かかるので、当面は当学会として予算をみる必要はないであろうとの見通しが、青山会長から示された。また、IAEEの事務局が日本にあることの意義を考える必要があるとの意見があった。

（５） その他

• 事務局用パソコンの購入：事務局にパソコンを購入したが１０万円以上の資産購入に当たるため改めて理事会の承認を求めるとの説明があり、承認された。パソコンは消耗品扱いでもよいとの指摘があり、事務局で検討することになった。
• 第16回震災予防協会講演会の後援依頼：3/13開催の講演会「首都圏直下の大地震」の後援依頼が承認された。JAEEニュースで講演会開催を紹介すること、当学会のWebサイトで後援行事として掲載することが了承された。後援要請について、今後の対処は総務幹事会から理事会に提案することになった。

５．懇談事項

（１）第11回日本地震工学シンポジウムについて　 資料2-7

　第11回は学術会議が後援となった。日本地震工学会から２名幹事を出すように要請され、2/28までに決める必要がある。青山会長より、関連学会と調整して人選するように土岐副会長に依頼した。

（２）平成13年度年次大会の開催について　資料2-8

　年次大会の準備状況が報告された。

• 開催場所：候補は、日本学術会議と中央大学駿河台記念会館で、前者は無料（ただし椅子が必要）、後者は150万円／３日が必要となる。開催場所の選定は、年次大会実行委員会に一任された。
• 開催時期：開催時期は１１月から１２月上旬。
• 予稿集：１ないし２ページの予稿集を参加者の便宜を考えて印刷することで了承された。
• 参加費：　\5000（予稿集）+\2,000（参加費）程度を考えているが、中央大学駿河台記念会館の場合はこれに会場費が追加されることが報告された。会員数増強のために参加費は、会員・非会員で差をつけるべきとの意見があった。
• セッション：意見交換を目的としたオーガナイズドセッションを設けることが提案された。５セッション程度を同時進行するとの提案に対し、青山会長から、関連分野の融合が当学会設立の主旨のひとつであり、少なくとも最初のうちはパラレルセッション数はもっと少ない方が望ましいとの要望が出された。鈴木理事から、収入増を考えてチュートリアルや展示会を開催すること、石原副会長から、基調講演としてステートオブジアートを取り上げることについて発言があった。
  
• その他：外国から３人程度招待することが提案された。今後、３月の理事会で委員会案を諮り、直ちに論文の公募案内をすることが承認された。

（３） 会誌委員会

　西谷理事から、早稲田大学の仮設サイトで公開中の第１号の会誌の内容が紹介され、以下の議論が行われた。

• 会誌の名前：会誌の名前として、「日本地震工学会誌」、「日本地震工学会ニュースレター」、「地震工学ニューズレター」（暫定案）、「地震工学レター」などが審議されたが、暫定案でスタートすることになった。また、会誌に広告を載せることについては会員幹事会で検討する。
• 配布方法：第１号はpdf形式で380kBくらいの容量がある。これをE-mailで送付するとの提案の是非について議論され、会誌が出たことをE-mailで知らせ、新しいサーバーでWeb上に掲載するなどの方法を検討し、委員会に対応が一任された。また、Web上に掲載する場合、将来的にアクセス制限をかけることが確認された。号番号の付け方はVol.1-No.1のようにすることになった。

（４） 論文集の編集方針について　資料2-6-3

　久保理事から、論文集について以下のような報告があり、議論が行われた。

• 用語：和文か英文のいずれかとする。英文抄録は付けるが和文抄録は不要。
• ページ数と掲載料：論文10ページ（＋10ページ）、調査報告は20ページ（＋20ページ）、ノートは４ページ。非会員の投稿も可とするが、会員外は倍額、英文は無料として英文原稿を優遇する。英文の非会員は無料とする問題は、次回理事会までに委員会として統一見解を示すことになった。
• 刊行の形態：出版は電子出版のみで、定期刊行物とする。
• 査読方法：査読は３名、２回まで。審査基準については信頼性とは何かとの指摘があり、次回までに検討することになった。
• 投稿Form：投稿Formは日本地震工学シンポを基本として準備中であり、次回提案する。
• J-Stageの紹介：科学技術振興事業団がサポートするJ-Stageが紹介された。J-Stageは学会の論文集の電子ジャーナル化を支援するもので、サーバーはJ-Stageが提供し、費用負担は発生しない。抄録を提供することが条件となる。参考文献から直接リンク張ることも可能で、権利の調整も科学技術振興事業団が代行する。パスワードによるアクセス制限はかけられる。J-Stageを利用することの得失を吟味する必要があるが、考慮に値するとの見解で一致した。

（５） 広報委員会　 資料2-6-2

　事務局作成の試作Top Pageが紹介された。試作Top Pageのロゴをレターヘッドのロゴに置き換えることとなった。早く新しいTop Pageを立ち上げることが重要だとの意見が強かった。法人会員の広告を載せることは、方針として了承された。

　JAEEニュースNo.４は工藤理事が原稿を作成し、後藤理事に送信して頂くことになった。

（６） 事業企画委員会　 資料2-6-4

　安田理事から、年２回講演会を開催し、第１回は総会と同じ日（5/21）にすることが提案された。これに対して、総会と同日の開催はなじまないとの意見があり、別の時日（例えば９月１日）に独立の講演会を企画してもらう方向で、委員会で再検討することとなった。

　本件に関連して、財政基盤について議論する必要があるとの指摘があった。

（７） 個人会員の増強策、法人会員の勧誘方法 　資料2-10

　松本理事から、会員情報電算化ＷＧの活動状況の報告があり、以下の議論が行われた。

• 会員番号：（２桁の西暦＋ある年の入会順の４桁の番号＋誤入力防止のチェックデジット）からなる７桁会員番号の付け方が承認された。
• 入会申し込み：Webからの会員申し込みを可とする方向で検討を進めることが承認された。
• 会員増強：個人会員は機関によって会員数に著しい差があるので、情報伝達を徹底することが申し合わされた。法人会員は当面、口頭で勧誘し、３月中に申し込み書、依頼書などを準備する。法人会員ランク分けのメリットを明確にすること、震災予防協会の法人会員との兼ね合いも考慮する必要があることが指摘された。
• 会員名簿の扱い：会員名簿の公開は氏名のみとし（既に公開されている）、会員番号は初期パスワードになる可能性があるので、会員番号をWebに掲載しないことで了承された。
• その他：帰属意識を持ってもらうために、会員証は作った方が良いとの提案があった。

（８）地震工学会海外情報発信体制　 資料2-11

　中島理事より、当学会のミッションステートメントを海外に表明するために、英文サイトが早急に必要との見解が表明されたが、次回に具体的な議論を行うこととした。

（９） サーバー委員会　 資料2-6-6

　塩原理事より、サーバーの利用について次のような報告があった。

　作業分担を明確にして、その後は管理を広報委員会に引き継ぎたい。サーバー管理の実務者を登録していない委員会は早急に登録してもらいたい。　また、英語サイトと日本語サイトの運用方法の互換性を保つのは労力的に無理なので、ホームページは独立した内容とすることで承認された。

（１０）次期会長選挙の準備について　

　青山会長から、次期会長選挙について次のような指示があった。(1) ４月末くらいに次期役員候補は決まってなければならないので、次回理事会で選挙管理委員会で実施要綱を決められるように準備すること。( 役員候補推薦委員会も早急に立ち上げること（委員長には理事会に出席するように依頼する）。2)V役員候補推薦委員会も早急に立ち上げること（委員長には理事会に出席するように依頼する）。

（１１）その他

　３月理事会に来年度の予算案を提出する。

　小谷副会長から、重点的に議論するために、理事会に諮るべき懇談事項を整理する必要があるとの意見があった。

　事務局より、資料は前日まで、間に合わない場合は27部コピー持参するようにとの要望があった。

（以上）

記録者：岡野　創
議事録確認
　　　　　　　　　平成１３年　　月　　日
　　　　　　　　　　　会　長　　 青山　博之 印

　　　　　　　　　平成１３年　　月　　日
　　　　　　　　　　　総務担当理事　 後藤　洋三 印